Tänä keväänä, kuten joka toinen kevät, on ollut käynnissä Turun yliopiston ylioppilaskunnan strategian päivitys. TYYn strategia päivitetään aina kahden vuoden välein. Kyse on nimenomaan strategian päivittämisestä, sillä missio, visio ja arvot eivät juurikaan muutu ja strategian toimenpideosio onkin oikeastaan se osa, mitä päivitetään.
Mielestäni tämänhetkinen TYYn strategian päivityskäytäntö joutaa jorpakkoon. Se on lyhytnäköistä, epätehokasta sekä yksinkertaisen huonoa strategista johtamista.
Kahden vuoden aikajänne ei tue suurempia tai muista syistä pitkäkestoisia kehitysprojekteja nähdäkseni kovin hyvin. Ei ulkoisia (esim. vaikuttaminen) eikä sisäisiä (organisaation sisäinen toiminta). Lyhyt aikajänne strategiassa johtaa helposti jompaan kumpaan näistä skenaarioista: 1) strategiasta puuttuu fokus kokonaan (liian pitkä aikajänne / puuttuu kokonaan) tai 2) strategia muistuttaa toimintasuunnitelmaa. TYYn strategiasta löytää itse asiassa molempia piirteitä.
Strategian lyhyt aikajänne TYYn tapauksessa johtaa erityisesti siihen, että on välillä vaikea erottaa onko se toimintasuunnitelma vai strategia. Oma näkemykseni on se, että strategia TYYn kaltaisessa organisaatioissa tehdään keskipitkälle aikavälille ja vuosittaiset toimintasuunnitelmat kuvaamaan sen toteuttamista. Visio voi mielestäni olla myös kaksiosainen: pitkä ja keskipitkä aikaväli, arvojen ja mission säilyessä luonnollisesti muuttumattomana. Toimenpide/kehitysohjelmat -osiossa kuvataan keihäänkärkiprojektit, joilla vastataan sekä nykyisiin että ennakoituihin haasteisiin ja luonnehditaan muut organisaation sisäiset kehityssuunnitelmat.
Oman näkemykseni mukaan toisaalta liian pitkä aikajänne strategiassa johtaa siihen, että tavoitteet ovat liian korkealentoisia eikä niistä saada koottua tehokkaita vuosittaisia toimintasuunnitelmia ja projekteja tavoitteen saavuttamiseksi, jollei henkilöstössä ole riittävää jatkuvuutta.
Strategian päivittäminen kahden vuoden välein on oikeastaan TYYn tapauksessa myös melkoisen resursseja syövä prosessi. Tämä aika voitaisiin käyttää mieluummin näiden keskipitkän aikavälin kehityssuunnitelmien toteuttamiseen.
Kun näin kovasti kritisoi, pitää aina olla myös se oma parempi ratkaisu ja sen tiiviisti tässä esitän:
- TYYn strategia päivitetään 4 vuoden välein eli joka toinen edustajisto päivittää sen.
- TYYn strategia laaditaan keskipitkälle aikavälille (4-5v) ja vuosittain toimintasuunnitelma kuvaamaan strategian ko. vuoden toteutussuunnitelmaa.
- Hyväksyttyä strategiaa voidaan kuitenkin sen hyväksymisen jälkeen em. 4 vuoden aikana muuttaa kahden edustajiston kokouksen kautta, molemmissa 2/3 enemmistöllä. Tällä varmistetaan myös suurempien ja pidempi kestoisten organisaation kehittämisprojektit sekä muiden kehitysohjelmien toteuttaminen, mutta toisaalta strategian päivittäminen olosuhteiden muuttuessa yllättäen.
Otto Sulin
TuKY-listan edaattori
Turun KY:n hallituksen varapuheenjohtaja
Allekirjoittanutta on häirinnyt asia jo jonkin aikaa ja on tämän keskustelunavauksen myötä tuomassa mahdollisesti esitystä uudesta käytännöstä edustajistoon syksymmällä. Sekä 2010-2012 että vanhemman strategian löydät täältä.
Olen Otto kanssasi samaa mieltä tuosta aikajänteen pituudesta. Tässä on empiirisesti havaittuna kuitenkin pari ongelmaa. Edustajistot eivät kykene sitoutumaan vanhojen edustajistojen päätöksiin. Sääntöjä (siis lähestulkoon kaikkia niistä) halutaan muuttaa joka kaudella, kirjastoa yritetään lakkauttaa yhden tai kahden vuoden välein eikä vanhassa strategiassa olleita hyväksyttyjä lisäresursseja tiedotukseen ja alayhdistyspalveluihin haluttu kuitenkaan konkretisoida myöhemmässä edustajistossa, samoin kuin
Nykyinen päivitysväli ei itse asiassa edes ole kovinkaan muotoutunut, sillä strategia hyväksyttiin ensimmäisen kerran 2007, päivitys tehtiin 2010 ja nyt tavoitteena on loppuvuosi 2012. Vuoden 2011 edustajisto ei tosiaan ollut valmis toteuttamaan haluttuja linjoja, olivat ne sitten sopimattomia strategiaan tai eivät.
Tuossa on myös hienoinen ongelma, että jos vain määräenemmistöllä voidaan muutta strategiaa, mutta tosu ja muut paperit sekä hallituksen luottamus ovat yksinkertaisen enemmistön varassa, voi strategia jäädä kuitenkin kuolleeksi kirjaimeksi ”voimasuhteiden muuttuessa”.
Totta, TYY kaipaa lisää pitkäjänteisyyttä. Kumma vain, että aina kun tämä on sanottu ääneen, löytyy lukuisia esimerkkejä täysin päinvastaisesta tahdosta.
Tällä hetkellä meneillään olevassa prosessissa koko strategia tehdään uudestaan jäsenkyselyn pohjalta, jota siis ei ole koskaan ennen tehty. Väite siitä, että nyt siis päivitettäisiin vain toimenpideosiota, on siis yksiselitteisesti virheellinen. Maanantain iltakoulussa tilannetta avataan enemmän.
Mielestäni jäsenkysely antaa parhaan mahdollisen pohjan TYYn toiminnalle. Uuden strategian on tarkoitus olla tiivis, yksiselitteinen ja suhteellisen pysyvä. Jäsenkysely antaa sille tarvittavan mandaatin, ja strategiatyöryhmä muotoilee siitä tiiviin. Strategian pohjalta on tarkoitus laatia erillinen toteuttamissuunnitelma. Omasta mielestäni paras tapa huolehtia strategian jalkauttamisesta on sitoa toimintasuunnitelmaprosessi strategiaan, eli tehdä toimintasuunnitelmat aina strategialähtöisesti. Samaa olen ehdottanut TuKYssa.
Argumentti siitä, että päivittäminen sumentaisi linjaa tai estäisi pitkäjänteisen työskentelyn ei ole pitävä, koska eihän päivittäminen tarkoita linjamuutosta. Se tarkoittaa vanhojen tavoitteiden kirkastamista muuttuneen toimintaympäristön pohjalta. Päivittäminen on vain seurannan jatke, ja seurantaa sekä päivittämistä – jos siihen havaitaan tarvetta – tulee tehdä mielestäni vähintään edustajistokausittain, mielellään jopa taukoamatta. Tämä siksi, että päivitettäessä ja seurattaessa uusikin väki pysyy tietoisena strategian syvästä sisällöstä sekä siksi, että strategialle haetaan aina kausittain mandaatti, koska vaalit kuitenkin muuttavat TYYn valtasuhteita usein ainakin jonkun verran.
Korostan, että päivittäminen ei tarkoita linjamuutosta. Suuret linjat eivät voi heilua joka toinen vuosi, mutta mielestäni TYY onkin toiminut melko johdonmukaisena opiskelijan edunvalvojana. Soutamista ja huopaamista on ollut ennen kaikkea sisäisissä asioissa, eikä niissäkään valtavasti.
Varsinaisille alusta asti uusille strategioille lienee aihetta vain jopa pidemmällä kuin neljän vuoden aikavälillä, ehkä kuudenkin vuoden välein. Nythän ensimmäisestä strategiaprosessista on neljä vuotta, ja jäsenkyselylähtöisesti strategiaa tehdään ensimmäistä kertaa.
En jaa mielipidettä siitä, että strategiaprosessi jotenkin erityisesti söisi resursseja. Prosessi ei juurikaan rasitta TYYn organisaatiota, pääsihteerin alle kymmentä kuukausittaista työtuntia lukuunottamatta.
Samaa mieltä olemme siitä, että strategiasta ei saada tarpeeksi irti, jos prosessi vie voimat varsinaiselta toteuttamiselta. Jalkauttaminen on yhtä tärkeää kuin hyvä strategia, mutta hyvän strategian laatimiseen kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa. Samaa mieltä olemme myös siitä, että tällä hetkellä voimassa oleva strategia on liian pitkä ja epäselvä, ja että sen toteuttaminen on jäänyt epäsystemaattiseksi – tämän syihin Rauli on jo viitannutkin. Tämän strategiatyön yhteydessä tullaankin kiinnittämään erityistä huomiota toteuttamiseen, mistä johtuu muun muassa erillisen jalkauttamissuunnitelman laatiminen.
Edustajisto tulee varmasti käymään keskusteluja strategiasta, sen jalkauttamisesta ja päivitysprosessistakin syksymmällä, joten pääset varmasti antamaan panoksesi ilman jäsenaloitettakin!
Strategiaan voi ottaa kantaa jo iltakoulussa ma 23.4.12. Sinne kaikki kiinnostuneet!
-Ville Valkonen
Edustajiston puheenjohtaja
Strategiatyöryhmän 2012 puheenjohtaja
Koitan nopeasti tähän kasata muutamia juttuja:
1. Ei ole välttämättä virheellinen väite. Olenko ymmärtänyt väärin, onko siis tarkoitus aina jatkossakin jäsenkyselyn avulla päivittää strategia jäsenkyselyn avulla? Jäsenkyselyn järkevyyskin riippuu toteutustavasta ja tavoitteesta muuten.
2. En muistanutkaan mainita sen pituutta. Se on todellakin yksi ongelma. Liittyy keskeisesti tähän toimintasuunnitelma vs. strategia -epäselvyyteen.
Strategia muistuttaa toimintasuunnitelmaa noine tarkennuksineen jne.
3. Olen eri mieltä edelleen resurssikysymyksestä. En tarkoita niinkään yksittäisiä työtunteja, vaan fokusta. Ja edelleen, se aika voitaisiin käyttää strategian toteuttamisen tarkempaan suunnitteluun ja onnistumisen tarkasteluun, eikä vatvoa läpi samoja asioita joka toinen vuosi.
4. Aikajänne. Puuttuu. Strategiasta.
Ainakin kaikista aiemmista. Nythän sen ongelman voisi korjata.
Mitä minä haluaisin löytää uudesta strategiasta?
-Lyhyempi
-Aikajänne kaikessa mukana ohjaamassa
-Pidemmän aikavälin kuin 2v. tavoitteellisia kehityssuunnitelmia
Ei se välttämättä huono idea päivittää joiltain osin kahden vuoden välein, kunhan edes nuo kolme asiaa toteutuvat.
-Otto Sulin
TuKY-listan edaattori