Ulkkis on Turun KY:n suurin jaosto niin henkilömäärältään kuin liikevaihdoltaan. Ulkoasiainjaosto poikkeaa muista jaostoista muun muassa sen takia että se vaihtaa hallitustaan kahdesti vuodessa ja siihen kuuluu 12-henkinen hallitus. Monesti olen kuullut spekulaatioita siitä onko kaksitoistahenkinen hallitus oikeasti tarpeellinen ja riittääkö siellä tekemistä jokaiselle. Ulkoasiainjaoston rakenteellinen uudistaminen vaatii muutoksia jaosto-ohjesääntöön, joka hyväksytään tai hylätään yhdistyksen syyskokouksessa, joten haluan tuoda tarkemmin esille asioita miten tuleviin muutosehdotuksiin ollaan päädytty.
Tämänhetkisen Ulkoasiainjaoston ehdotus siirtymäkauden jälkeiseksi hallituskooksi on puheenjohtaja + 8 muuta hallituslaista, kuitenkin muutosehdotuksena jaosto-ohjesääntöön ehdotamme vain että kevään hallitusvaihto lopetettaisiin. Käytännössä tarkoittaa siis sitä että syksyn hallitusvaihdossa valitaan 8 uutta ulkkislaista ja keväällä valitut jatkavat oman kautensa loppuun, minkä jälkeen heille ei valita seuraajia ja hallitus jatkaa yhdeksänpaikkaisena.
Jo ennen kuin olin aloittanut Ulkkiksen puheenjohtajana, olin suunnitellut pienentäväni jaoston hallitusta, sillä koin oman hallitusvuoteni aikana että hallituksessa oli ajoittain liikaa ihmisiä, organisointi ja kaikkien ohjaaminen vaikutti haastavalta. Nyt puheenjohtajavuotenani olen vain entistä varmempi siitä että jaoston koon pienentäminen helpottaisi Ulkoasiainjaoston päivittäistä toimintaa huomattavasti. Vaikka halusimme, emme kuitenkaan päätyneet pienentämään hallitusta vielä tänä vuonna. Suurimmaksi ongelmaksi koimme vapun järjestämisen. On jo pitkään ollut tiedossa että Ulkkiksen hallituksen on erittäin vaikeaa saada aktiiveja mukaan järjestämään Sikawappua ja vappu työllistää Ulkkista jo aivan riittävästi. Olemme kuitenkin Turun KY:n hallituksen kanssa yhdessä suunnitelleet vappua uusiksi ja osana uudistuksia kuuluu se että rasittavuus vähenee olennaisesti. Vappumuutokset saavat kuitenkin lopullisen muutoksen vasta seuraavan hallituksen aikana, joten emme voi tietää vielä varmaksi kuinka raskas se tulee olemaan.
Tämänhetkinen ehdotus sisältää sen että 2013 keväällä valitut hallituslaiset jatkavat vielä vuoden 2014 kevääseen, jolloin he ovat vielä tarvittaessa järjestämässä Sikawappua. Lisäksi mikäli pienennetty hallitus koetaan huonoksi, voidaan asia vielä korjata ennen seuraavaa vappua. Toivoisin siis että uskallamme kokeilla uutta. Tukemaan hallitusta olemme jo alkaneet suunnitella vahvempaa, sitoutuneempaa ja parempaa Ulkkis-aktiivi toimintaa. Tämä tulee olemaan ensivuoden suuri kehityskohde ja keino millä pyrimme varmistamaan mm. jokaisen monttutapahtuman onnistumisen.
Kaksiosainen hallitusvaihto on peruja ajalta jolloin Ulkoasiainjaosto vielä järjesti Pikkulaskiaisen itse kokonaan ja oli tarvetta olla kokeneita konkareita neuvomassa. Nykyisin Ulkkiksella ei ole varsinaista roolia Pikkulaskiasessa, eikä alkuvuoden Back 2 Schoolit vaadi uudelta hallitukselta suuria, kun edellisvuoden hallitus järjestää käytännön järjestelyt itse tai yhdessä uuden kanssa osana perehdytystä. Uudelle hallitukselle jää siis lähinnä lipunmyynti ja mahdollisten etkojen järjestäminen. Joka tapauksessa kaikki muut jaostohallitukset pärjäävät myös alkuvuoden tapahtumat ilman kahta hallitusvaihtoa.
Näen että kahdessa osassa vaihtuva hallitus aiheuttaa ongelmia henkilökemioissa. Etenkin keväällävalittujen on vaikea jäädä uuteen hallitukseen ja löytää oma paikkansa sieltä, kun suurin osa tutusta hallituksesta on jo vuotensa lopettanut. Osa on näinä kahtena Ulkkisvuotenani toiminut hyvinkin esimerkillisesti, mutta kokonaisuutena en näe sen toimivan. Mielestäni on aivan turhaa järjestää kaksi hallitusvaihtoa vuodessa, kun sille ei enään ole perusteita.
Miro Korhonen
Turun KY:n vapaa-ajan vastaava
Minkälaisia kehitysideoita aktiivitoiminnan kehittämiseen on ideoitu ja suunniteltu? Varsinkin vapun suhteen.
Olisi myös mielenkiintoista kuulla miten KY:llä on aikomus kehittää vappua? Läpinäkyvyys jo kehitysvaiheessa olisi positiivinen uutuus.
Kiitoksi hyvistä huomioista ja kysymyksistä.
Emme ole vielä ehtineet kovin hyvin perehtyä tuohon aktiivitoiminnan kehittämiseen, mutta tarkoituksena olisi oikeastaan luoda ajatus Ulkkis-aktiivista, jotka saisivat erinäisiä etuja Ulkkiksen tapahtumiin ja palkitsemistilaisuuksiin. Tälläkin hetkellä meillä jo on olemassa vaikka mitä, mutta ihmiset eivät niitä tiedä. Yksi erittäin tärkeä osa tätä onkin viestintä, tulisi voida selkeästi kertoa mitä saa ja mitä me toivomme aktiiveilta. Lisäksi suurimmat myytit ja ennakko-oletukset pitäisi purkaa.
Tämän hetkinen ajatus on että aktiivitoiminta alotettaisiin täysimääräisenä vasta ensi syksynä, jotta siihen oltaisiin ehditty kunnolla panostamaan ja tutustumaan. Toivomme että ensi kesän pupuopas olisi varsinainen julkistamistilaisuus, joten kokonaan uusittu aktiivi-termi ei ehdi vielä vappuun. Tietysti vapun aktiivit kuitenkin saavat myös tämän hetkiset ja tulevat edut.
Avoimuus ja vuorovaikutus kaikessa toiminnassa on meidänkin mielestä todella tärkeitä asioita ja yritämme niitä parhaamme mukaan kehittää. Suunnitelmamme ovat kuitenkin melko alustavia, siitä syystä että haluamme antaa ensi vuoden Turun KY:n hallitukselle mahdollisimman vapaat kädet suunnitella omasta mielestään (toivottavasti myös jäsenistön mielestä) parhaan vapun.
Vapun kehityksestä olen jo hieman kirjoittanut viime blogissani Kehitysvaara, jonka vappua koskeva osa alkaa neljännestä kappaleesta. Edellisestä blogistani löytyy myös linkki kyselyyn missä voit antaa omia ideoita ja näkemyksiä kuinka vappu tulisi järjestää, sekä kommentoida myös muita Ulkkiksen tapahtumia. Valitettavasti osa kysymyksistä on jo menneisyyttä, mutta älä anna sen haitata.
Erinomaista, että tämä on otettu vakavaan pohdintaan ja viety jo näinkin pitkälle. Uusi malli kuulostaa merkittävästi nykyistä asianmukaisemmalta ja Ulkkis kaipasikin vähintään pieniä muutoksia hallituskokoonpanoonsa.