Tämä on minun henkilökohtainen manifestini tulevalle Turun KY:n hallitukselle ja aktiiveille sekä mahdollisille muille tätä lukeville eri (opiskelija)järjestöjen aktiiveille. Manifestini sisältö koskee pitkäjänteistä organisaation toimintaa, johon kaikki sitoutuvat ja joka hyödyntää toimijoiden vahvuuksia.

Tällä hetkellä Turun KY:n asiajohtamisen ydin vuosittain on toimintasuunnitelma, jonka laatimisesta vastaa edellisen vuoden hallitus ja jonka syyskokous hyväksyy, mahdollisesti pienin muutoksin. Keväällä palettiin lisättiin merkittävä ja hieno uusi osa: strategia (liitteenä). Strategiatyön tuloksena yhdistykselle asetettiin mm. visio, toimintaperiaatteet sekä menestystekijät. Näiden tueksi koottiin strategiatyössä joukko toimenpide-ehdotuksia menestystekijöiden vahvistamiseksi.

Lähes puoli vuotta olen paininut strategian ja nyt toimintasuunnitelmankin parissa ja olen tullut vain yhteen johtopäätökseen: ne kaksi eivät sovi yhteen nykyisellä menetelmällä. Strategian korkeasta abstraktiotasosta ei ole mahdollista luontevasti johtaa toimintasuunnitelmaan mikrotason projekteja. Lisäksi toimintamme suunnitelulla on ajallisesti kaksi dimensiota: ikuisuus ja yksi (1) vuosi.
Näiden välille tarvitaan konkreettisempia askeleita. Lisäksi, strategiaan liittyen olemme kokeneet tarvetta strategian toteuttamisen tueksi lanseerata pidemmän aikavälin suunnittelu koko organisaatioon, jotta päätökset tehdään katsoen pidemmälle kuin yksi vuosi.

Syyskokouksessa hyväksyttävä toimintasuunnitelma on monella muullakin tavalla ongelmallinen käytäntö. Se ei mm. sitouta sen toteuttajia,sillä he eivät ole itse päässeet vaikuttamaan sen sisältöön – kuitenkin , paljon yhdistyksemme toiminnasta on kiinni vuosittain mukana olevista henkilöistä ja heidän erilaisuudestaan positiivisella tavalla. Heidän sitoutumisensa ja korkea motivaatio on tärkeimpiä tavoitteitamme. Toimintasuunnitelmaa ei myöskään sellaisenaan voi toteuttaa, vaan se tarvii vielä oman toteutussuunnitelmansa vuosittain tueksi. Joita tällä hetkellä tehdään vaihtelevalla antaumuksella. Lisäksi, jäsenistö ei pääse vaikuttamaan näihin toteutussuunnitelmiin ja toimintasuunnitelma on melkoisen löyhä, joten toteutuksen kohteena voi loppujen lopuksi olla pääosin kaikkea muuta.
Pyrkimys jäsenlähtöisyyteen ei nykyisellään toteudu millään tavalla.

Toisaalta, opiskelijajärjestötoiminnan ja myös koko ylioppilasliikkeen vahvuus on sen kyky uusiutua ja tuoda uusia ideoita jatkuvasti – tätä ominaisuutta tulee kyetä hyödyntämään mahdollisimman paljon! Vuosittain vaihtuvat toimijat tuovat uusia ideoita kehittäen toimintaa vuosittain, joskus todellakin radikaalilla vauhdilla. Tähän kykenevät vain harvat yritykset ja julkishallinto tuskin koskaan. Kääntöpuolena on ns. pyörän keksiminen uudelleen, mahdollinen lyhytnäköisyys sekä virheiden toistamisen riski. Tällä hetkellä olemme näihin riskeihin lähteneet tarttumaan mm. lähtemällä kehittämään tietohallintoa ja dokumentointia, pyrkimällä pidempiin aktiiviuriin, luomalla pitkäjänteistä tavoitteiden asetantaa sekä kehittämällä vanhojen aktiivien alumnitoimintaa Kunniaseuran kautta.
Näihin riskeihin on siis mahdollista vastata, melko helpostikin.

En usko, että joudumme elämään näiden hyvien ja huonojen järjestötoiminnan ominaisuuksien orjana, vaan meidän on mahdollista kehittää systeemi, joka tarttuu niin mahdollisuuksiin kuin uhkakuviin samaan aikaan. Olennaisimpana, mielestäni toimintasuunnitelma nykymuodossaan joutaa jorpakkoon. Se ei sovellu opiskelijajärjestölle, joka haluaa hyödyntää vahvuuksiaan ja toimia pitkäjänteisesti. Seuraava vaihtoehtoinen käytäntö on jotain, jota toivon 2013 hallituksen vakavasti pohtivan vaihtoehtona nykyiselle mallille:

• Johtamisen pohjalla on nykymuotoinen, perusteisiin tukeutuva, yhdistyksen hyväksymä strategia, joka laaditaan nykyisessä muodossaan (tässä esimerkissä) kahdeksalle vuodelle, jonka jälkeen sitä tarkistetaan. Tällöin tarkistamme kohtuullisin väliajoin onko perustekijöissä tullut muutoksia.
• Strategian tueksi laaditaan strategian toteutussuunnitelma, joka hyväksytään syyskokouksessa vuosittain. Toteutussuunnitelma laaditaan toimintakohtaisesti, jotta siinä päästään riittävän konkretiaan ja toimijat tietävät omat tavoitteensa. Toteutussuunnitelma tehdään esim. kahdeksan vuoden strategiasyklin aikana kaksi kertaa ts. neljälle vuodelle kerrallaan.
Toteutussuunnitelman laatimisesta vastaa joka neljäs istuva hallitus, joka esittää sitä syyskokoukselle hyväksyttäväksi. Toteutussuunnitelma laaditaan vahvalla panoksella koko organisaation voimin.
• Syyskokouksessa tavoitteena on vahvistaa strategian toteutussuunnitelman olevan relevantti edelleen. Mitään muutoksia ei tarvitse tehdä (huom. nykyisinkin toimintasuunnitelman sisältö on monilta osin sama kuin aikaisempia vuosina). Mikäli jokin toteutussuunnitelmaan asetetuista tavoitteista / projekteista todetaan toteutuskauden aikana saavutetuksi tai vanhentuneeksi jostain muusta syystä, hallitus tai jäsenistö voi esittää toteutussuunnitelman päivittämistä syyskokouksessa. Toisaalta samalla mekanismilla voidaan reagoida kauden aikana yllättävästi muuttuneeseen toimintaympäristöön ja asettaa uusi tavoite tarpeen mukaan.
• Hallituksen johdolla organisaatio laatii tammikuussa vuosisuunnitelman strategian toteuttamiseksi. Vuosisuunnitelma sisältää kohtuullisen yksityiskohtaisen suunnitelman siitä, mitä kyseinen toiminto tavoittelee toteuttaa kautensa aikana. Hallitus esittää vuosisuunnitelmaa yhdistyksen kokoukselle helmikuun aikana.
Tämä käytäntö ei tuo merkittävää byrokratiaa yhdellä ylimääräisellä kokouksellaan. Vuosittainen toteutussuunnitelma tehdään jo nyt, jatkossa siihen olisi ainoastaan pakko käyttää hieman enemmän aikaa ja vaivaa. Ympäristö elää eikä suunnitelma toteudu varmasti sellaisenaan, mutta vähintään suunnittelu on pohjautunut varmasti strategiaan ja harkittuihin tavoitteisiin.
Vuosisuunnitelman sisältö olisi jotain mihin pyritään aktiivisesti, mutta toisaalta tunnustetaan uudet ideat ja muuttuva toimintaympäristö sekä hyväksytään siitä poikkeaminen paremman vaihtoehdon ilmetessä.

Mitä me hyötyisimme tästä järjestelystä? Listaan tähän keskeisimpiä hyödyistä:

• Yhteys strategian ja vuosittaisen toiminnan välillä selvä, järjestelmä on yhtenäinen ja suunniteltu toimimaan organisaatiossamme. Pitkäjänteisyys korostuu, toimintaa rampauttavaa byrokratiaa ei saa alemmas painettua mikäli halutaan pitkäjänteisyyttä ja kattavaa suunnittelua.
• Strategia ja ideat sen toteuttamiseksi nousevat keskiöön. Uudet toimijat laitetaan positiivisessa hengessä laatimaan omat ideansa suurempien tavoitteiden saavuttamiseksi. Vuosisuunnitelman hyväksymisen käytäntö laittaa laatijansa pohtimaan tarkalleen suunnitelmiaan, sillä he tietävät, että joutuvat perustelemaan suunnitelman yhdistyksen kokoukselle.
• Avoimuus kasvaa. Jäsenistö pääsee vaikuttamaan sankoin joukoin syyskokouksen kautta isoihin linjoihin sekä kuulemaan hallitusehdokkaiden ideat seuraavalle vuodelle strategian toteuttamiseen (huomatkaa tämä näkökulma).
Lisäksi, avoimuus kasvaa, kun jäsenistö pääsee vaikuttamaan sekä strategian toteutussuunnitelmaan että vuosisuunnitelmaan ja varmistamaan, että tarkoitus on myös toimia pitkäjänteisesti sekä suurempien hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Tällöin kaikille on selvää niin pitkällä kuin vuosittaisella tähtäimellä mitä yhdistyksen organisaation on määrä tehdä.
• Vahvuutemme korostuvat. Uudet toimijat saavat tuoda ja järjestelmä rohkaisee heitä tuomaan omia ideoitaan sekä hyödyntämään vahvuuksiaan, sillä he valitsevat joka vuosi heille soveltuvimman ja realistisimman tavan toteuttaa strategiaa.
• Toimintamme elää paremmin ajassa. Voimme reagoida toimintaympäristön muutoksiin tehokkaammin niin vuosittain, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä. Toiminta on myös suunnitelmallista eri aikadimensioille, mutta ei siten, että se kangistaisi meidät suunnitelmiimme.

Tämä on minun ideani enkä uskottele edes itselleni sen olevan täydellinen. Uskon silti vakaasti, että se on parempi kuin nykyinen käytäntö ja siihen minulla on vahvat perustelut. Toimintasuunnitelma on erittäin puutteellinen käytäntö monilla tavoin.

Kehu, kritisoi ja ideoi – mitä enemmän asiasta käydään keskustelua sen parempi!

Otto Sulin
Turun KY
Hallituksen varapuheenjohtaja

P.S. Keväällä hyväksytyn strategian löydät tästä.